D’ici 2023, le monde de la téléphonie connaîtra une importante mutation. On ne parlera plus du RTC (Réseau Téléphonique Commuté) mais plutôt de l’IP (Internet Protocol) ou VoIP (Voice over Internet Protocol). Les lignes téléphoniques fixes seront désormais basées exclusivement sur ce nouveau système. En tant qu’entreprise, il est urgent de passer à l’IP le plus tôt possible pour plus de productivité et d’efficacité. Cette migration requiert de prendre certaines dispositions préalables qui nécessitent de suivre des étapes clés bien définies.
Le diagnostic personnalisé par des professionnels du secteur
Tout projet nécessite d’être pris dans son contexte et adapté selon les besoins. C’est le cas du passage de la téléphonie RTC à la téléphonie VoIP qui doit se faire en fonction des besoins d’une entreprise. Cela fait intervenir un diagnostic personnalisé réalisé par des professionnels du secteur pour connaître la meilleure offre pour l’entreprise.
Diagnostic en téléphonie : comment ça se passe ?
Faire l’audit du système téléphonique existant lié au réseau RTC est une disposition primordiale à effectuer au sein de ses locaux. Cela passe par un diagnostic de l’infrastructure téléphonique pour recenser les appareils et lignes visibles ainsi que les flux de données masqués et abonnements associés. Les professionnels auront à vérifier la compatibilité de votre infrastructure avec les exigences de la VoIP. Ils sauront ainsi s’il est nécessaire de migrer vers des solutions tout IP ou d’installer des adaptateurs IP.
Solutions tout IP ou adaptateurs IP ?
Les solutions tout IP incluent la téléphonie managée via Centrex, les solutions sur réseau mobile, etc. Elles nécessitent un remplacement complet de l’infrastructure RTC. Les adaptateurs analogiques vers IP (box par exemple) par contre permettent une migration vers l’IP tout en conservant les équipements existants. Dans l’un ou l’autre des cas, il faudra adapter l’alimentation électrique au nouveau réseau de téléphonie et prévoir une alternative lors d’une coupure d’électricité.
Comment passer à la téléphonie IP ?
Passer à la téléphonie IP nécessite quelques prérequis que nous allons détailler ici.
Disposer d’une bonne connexion Internet
Par définition, la VoIP est un système de téléphonie qui fonctionne avec une connexion Internet. Alors, il s’avère utile de disposer d’un accès haut débit (ADSL, VDSL ou SDSL) ou très haut débit (fibre optique) à l’Internet au sein de votre entreprise. La fiabilité et la performance de votre connexion Internet permettront d’éviter tout écho ou décalage, les coupures, voix métalliques ou hachées lors des conversations avec vos clients.
Choisir son fournisseur de téléphonie IP
La mise en place d’un système VoIP est une procédure complexe qui nécessite l’intervention d’un professionnel du secteur : pour réussir l’installation, vous pouvez par exemple vous rendre sur le site de Guide VoIP qui vous aidera à faire le choix du standard téléphonique dont vous avez besoin. Le fournisseur de téléphonie IP devra établir un système qui pourra s’interfacer avec le système d’information de votre entreprise, être facile d’installation et d’utilisation, flexible et réactif.
Identifier les administrateurs et utilisateurs
Après avoir sélectionné le meilleur standard téléphonique offert par votre fournisseur, vous pourrez commencer à déployer la solution. En premier lieu, il s’agira d’identifier les administrateurs qui auront le contrôle du système IP et les utilisateurs qui devront se servir des équipements du système (téléphones, ordinateurs, etc.). Les comptes de ces groupes seront créés après que les utilisateurs soient répartis en équipes. Il faudra prendre le soin de mentionner les droits et fonctionnalités pour chacune des catégories.
Créer les paramètres d’appels
La configuration des paramètres d’appels est importante car elle permet d’assurer une bonne expérience de la clientèle lors des appels. Plusieurs aspects sont à prendre en compte comme le message d’accueil, la musique d’attente, les heures d’appel, le Service Vocal Interactif (SVI), les transferts d’appels, l’historique et l’enregistrement des appels, etc.
Configurer les paramètres d’appels est essentiel pour faciliter l’interaction entre le client et l’entreprise. Cela permet un gain de temps et maintient une bonne relation avec la clientèle. Un message accueillant ou informant le client sur les plages horaires d’appels par exemple évite toute frustration d’une longue sonnerie sans suite. Ces paramètres sont d’autant plus importants si l’entreprise opère sur le plan international.
Intégrer votre solution VoIP aux différents outils
La solution VoIP a pour avantage d’être intégrée aux différents outils et logiciels que vous utilisez en entreprise (CRM ou logiciels métiers). Cette intégration permet une mise à jour automatique des données recueillies de votre système de téléphonie IP. Le choix des intégrations prêtes à l’emploi et d’une API permettra de maximiser la productivité de vos équipes.
Accompagner les équipes dans l’utilisation du nouveau système
Cette étape est importante dans la prise en main du nouveau système de téléphonie installé. Il s’agit de former vos administrateurs et utilisateurs sur le fonctionnement de la téléphonie IP afin qu’ils puissent se l’approprier. Vous pourrez donc organiser des campagnes de formation (théorique et pratique) et de communication pour chaque équipe afin de les accompagner dans ce changement. Il en va du succès de votre nouvelle installation de téléphonie IP.
Pourquoi passer du RTC au VoIP ?
Quelles raisons peuvent motiver le passage du RTC au VoIP ? Voici les principaux éléments de réponse.
RTC et VoIP : définitions
Le Réseau Téléphonique Commuté (RTC) est un système utilisant des commutateurs téléphoniques formant une infrastructure historique. Il transmet des appels téléphoniques sur un réseau fixe démocratisé, allant d’un poste abonné à un commutateur local, régional puis international. Étant basé sur l’analogie, il est devenu obsolète, laissant place à un système plus avancé et plus performant : la VoIP.
La Voice over Internet Protocol (voix via le protocole Internet) est une technologie qui utilise Internet pour transmettre la voix sur des réseaux compatibles IP. Elle transforme les signaux audio analogiques en signaux numériques transmis par une connexion Internet haut débit.
Quels avantages offre la VoIP ?
Le système de téléphonie VoIP a pour avantage de réduire drastiquement les coûts de communication tout en optimisant la gestion des appels. Il intègre des fonctionnalités intéressantes pour une entreprise : renvoi d’appel, musique d’attente, appels gratuits en interne, conférences téléphoniques et visioconférences, l’intégration aux CRM et outils métiers, routage intelligent, messagerie téléphonique, configuration d’un standard SVI, etc.
La VoIP permet en outre une communication unifiée afin de gagner en mobilité. En effet, les distributions d’appels, messagerie instantanée, vidéoconférences, conversations à plusieurs, etc. sont réunies en une même interface. Cette interface est partagée entre vos différents terminaux (smartphone, ordinateur, téléphone fixe, etc.) sans aucune barrière physique. Vous pouvez donc conserver votre numéro et rester disponible où que vous soyez, au bureau, en déplacement ou même en télétravail.
Par ailleurs, toute entreprise n’ayant pas migré vers cette technologie verra leurs lignes téléphoniques analogiques coupées en 2023.
À lire : C’est quoi un tunnel de vente ? Définition et Conseils
