La gestion du personnel est un domaine assez particulier. Il requiert non seulement du tact, mais également le savoir-faire nécessaire pour bien faire le travail. Malgré la présence de ses deux facteurs, la recherche de la performance passe par la dotation d’un bon outil de gestion. Dans le contexte du personnel d’une entreprise, l’outil adéquat est le logiciel de paie. À quoi vous servira-t-il ? Comment pourrez-vous en choisir ? Quelles sont ses différentes fonctionnalités ? Voici tant de zones d’ombre sur lesquelles vous aurez des éclaircissements !
Logiciel de paie : Définition et méthodes d’instauration
Le logiciel de paie est un système informatique qui permet la collecte des informations relatives aux membres du personnel. Il s’agit notamment des données salariales, de leur calcul, et de la gestion des carrières. Toutefois, le but principal est de pouvoir obtenir les fiches de paie et les diverses déclarations sociales en rapport avec la législation sociale et le statut propre à chaque employé.
Le logiciel de paie est donc un facilitateur de tâche pour la personne en charge du traitement des ressources humaines. Son intervention est requise dès l’embauche jusqu’au départ du personnel (retraite ou licenciement). L’obtention d’un logiciel de paie se fait de deux manières différentes. La première méthode d’installation est celle appelée la « On-premise ». Cette installation se fait sur les serveurs internes de l’entreprise. Pour le faire, il faut obligatoirement l’acquisition de la licence chez l’éditeur.
La seconde méthode est celle de la solution en ligne et Saas. Elle consiste en la pose du programme sur des serveurs externes (celui de l’hébergeur notamment). Son accès est possible grâce à un navigateur et nécessite une connexion internet à haut débit. Par ailleurs, l’usager du logiciel doit obligatoirement payer un abonnement mensuel ou annuel.
Pourquoi opter pour un logiciel de paie ?
Les raisons pouvant pousser une entreprise à se munir d’une solution de gestion de paie sont les avantages qui en découlent. À ce propos, il en existe un grand nombre dont en voici quelques-uns :
- minimisation des erreurs humaines: la gestion du personnel requiert une grande concentration, sinon de multiples erreurs peuvent être commises. L’usage du logiciel de paie évite les doubles saisies, automatise les différentes déclarations, et assure la veille juridique ;
- gain de temps: la reprise des formalités chronophages perturbe le bon déroulement du travail. L’adoption du programme de paie permet une automatisation de ses tâches, d’où une optimisation du temps ;
- minimisation des coûts: lorsqu’il y a moins de tâches, les coûts s’amoindrissent parallèlement. Le logiciel de paie améliore la productivité du service RH sans élargir les coûts ;
- actualisation juridique: les déclarations sociales peuvent évoluer au fil des années. Ses variations seront mises à jour par l’éditeur du programme sous la forme d’une mise à jour ;
- production des états sociaux: tout comme les impôts, les données relatives aux paies font aussi objet de contrôle. Le programme de paie vous permet d’obtenir les documents en un temps record par le biais de ses outils de reporting.
Toutefois, pour profiter de ses avantages, l’entreprise devra suivre une règle : un audit préliminaire. Cette tâche permet de choisir le logiciel adéquat à l’entreprise. Les équipes du RH sauront exactement ce dont ils auront besoin pour maximiser le traitement du personnel de l’entreprise.
Quelles sont les fonctions basiques d’un logiciel de paie ?
Il est indéniable que le travail d’évaluation joue un rôle essentiel. Cependant, quel que soit le type de logiciel, il doit comporter un certain nombre de fonctionnalités de base. Les fonctions de bases servent à la bonne maitrise du programme et de sa flexibilité. Ainsi, le double objectif fixé par l’usager du logiciel peut être facilement atteint.
Le Calcul du salaire du personnel
Cette fonctionnalité de votre logiciel de paie est la première dont a besoin tout utilisateur. Elle permet de faire le calcul de la paie en tenant compte de tous les éléments liés à ce processus. Les taux applicables sont également disponibles dans le logiciel. Il faut souligner que ces taux sont ceux autorisés par la législation en la matière.
Le Prélèvement à la source
Les montants à prélever à la source sont, dans la plupart des cas, les cotisations ou déclarations à reverser à l’administration des impôts. Le programme de paie en fait le traitement pour en faciliter la déduction du salaire. Ensuite, chaque prélèvement effectué doit apparaître sur la fiche de paie au poste approprié. La figuration sur le bulletin de paie a un caractère obligatoire.
L’Établissement de la fiche de paie
Le programme de paie contient deux tracés de bulletins de paie. Il s’agit du tracé simple et complet. Le premier tracé, celui simple, est remis au salarié tandis que le bulletin de paie complet est mis à sa disposition. La fiche de paie doit être obligatoirement remise à l’employé le jour de la réception de son salaire. L’employeur n’a aucunement besoin de son accord pour effectuer ce travail.
La Réalisation des documents administratifs
Grâce au logiciel de paie, il serait plus facile de produire les documents jugés inévitables. Il s’agit des contrats de travail, des soldes de tout compte, des certificats de travail, et autres documents administratifs relatifs aux entrées et sorties de collaborateurs.
La Production des déclarations sociales
L’embauche d’un salarié impose à l’entreprise d’en faire la déclaration aux instances sociales. Ainsi, les instances sociales telles que la DUE et la DSN, seront informées et pourront faire une mise à jour. En outre, cette procédure est obligatoire pour toutes les firmes.
La Réalisation des états de contrôle et de reporting
La mise en place de ses documents sert à faciliter les contrôles et les différentes analyses. Ainsi, le gestionnaire de la ressource humaine saura garder le cap sur les actions à mener (collectives ou personnelles). Hormis les états de contrôles, il est également d’éditer les tableaux de bord de la RH.
Comment choisir son logiciel de paie ?
Le logiciel de paie est indispensable pour le bon fonctionnement du service RH et de la firme en entier. Toutefois, il est important qu’il soit approprié aux besoins et à la taille de l’entreprise. Le respect de cette étape est la clé pour profiter maximalement des avantages que procure ce dispositif informatique.
Pour choisir votre logiciel, vous devez tenir compte de 4 critères importants. Il s’agit des ressources, des contraintes techniques, des fonctionnalités voulues, et budgets disponibles. Néanmoins, avant d’entamer avec ses éléments, il faut une analyse consciencieuse du besoin ressenti.
Les besoins du service RH
L’adoption d’un logiciel de paie provient de l’envie de combler un besoin. Évidemment, le besoin doit être analysé afin de déterminer les éléments essentiels à la bonne instauration du programme. Il est primordial que les équipes de service RH participent activement à ce processus. Néanmoins, deux facteurs clés sont à garder en vue. Il s’agit de la taille de l’entreprise et des catégories d’employé contenu dans la firme.
Les contraintes techniques
Ce critère prend en compte le type de logiciel que vous désiriez obtenir. En fonction de vos moyens, vous pourrez opter pour une solution en externe ou interne. Il faudra également voir le type d’exploitation ainsi que la cadence de la maintenance. Grâce à ses éléments, une décision adéquate saura être prise.
Les ressources
En guise de ressource, il y a les compétences dont dispose le service RH pour la gestion de l’outil. Si vous avez des équipes promptes à l’usage du logiciel dès son installation, alors vous êtes gagnant. Dans le cas échéant, vous devrez investir dans une formation pour obtenir une main-d’œuvre capable de se servir du logiciel de paie.
Les fonctionnalités voulues
En matière de fonctionnalités, il y a celles qui sont basiques et d’autres qui sont avancées. Pour ce qui est des fonctions basiques, elles sont utiles à toutes sortes d’entreprises. Par contre, les fonctionnalités avancées diffèrent en fonction du périmètre de la gestion. Comme exemple, pendant qu’une firme choisira le DSN, une autre optera pour le GTA.
Le budget disponible
Il est important que vous puissiez définir un budget pour l’acquisition de votre logiciel de paie. Votre ligne budgétaire sera un indicateur pour le choix de votre programme. Néanmoins, faites des investigations qui vous permettront de connaître les différentes propositions sur le marché. N’oubliez pas de prendre en considération les autres critères notamment celui du besoin.
Il est recommandé que vous puissiez choisir un logiciel de paie répondant à vos attentes et se trouvant dans vos limites budgétaires. Toutefois, prévoyez une marge dans le cas où votre programme de paie déborderait votre ligne budgétaire. Par ailleurs, le budget à fixer doit tenir compte de l’achat de la licence et de son exploitation en passant par le coût de l’implantation et celui de l’abonnement.
Le logiciel de paie est un instrument très intéressant dont l’utilisation offre une panoplie d’avantages. Cependant, il possède de nombreuses contraintes à respecter absolument. En dehors de cela, il faut souligner la variété de logiciels existants sur le marché. Certains sont d’ordre général tandis que d’autres sont à caractère spécifique. Tenez compte des critères de votre firme pour faire un choix optimal de logiciel de paie.
